Ihr Unternehmen auf den Einsatz eines KI-Assistenten vorbereiten

1. Eine Bestandsaufnahme Ihres Dokumentenbestands machen

Bevor Sie einen Anbieter wählen, listen Sie Ihre Informationsquellen auf: Dokumentenmanagement, NAS, Netzwerkfreigaben, Google Drive, Dropbox, Postfächer der Geschäftsführung, PST-Archive, noch in Papierform vorliegende Scans. Für jede: geschätztes Volumen, dominantes Format, abgedeckter Zeitraum, interner Eigentümer, Sensibilität.

Diese Bestandsaufnahme dauert einen halben Tag. Sie erspart Ihnen zwei Monate nachträglicher Anpassungen.

2. Einen Pilotfall wählen, der niemandem Angst macht

Der ideale Pilot hat drei Eigenschaften: Er ist für das Team nützlich, im Fehlerfall nicht kritisch und hat ein vernünftiges Volumen (zwischen 200 und 2.000 Dokumenten).

Drei Beispiele, die oft funktionieren:

• Onboarding-Assistent: versorgt neue Mitarbeiter mit Prozessen, Willkommensmappe, HR-FAQ.
• Doktrin-Assistent (Steuerkanzleien, Rechtsabteilungen): gespeist mit der fachlichen Dokumentenbasis, für interne Fragen.
• Katalog-Assistent: Produkte, technische Datenblätter, AGB — nützlich für Vertrieb und Support.

Im Pilot zu vermeiden: alles, was direkt Kunden oder Finanzen betrifft. Diese Assistenten bauen Sie in einer zweiten Welle, wenn das Team Vertrauen in das Werkzeug hat.

3. Compliance vor Technik rahmen

Fünf Fragen, die Sie sich vor der Datenaufnahme stellen müssen:

1. Enthalten die vorgesehenen Dokumente personenbezogene Daten?
2. Gibt es sensible Daten (Gesundheit, Minderjährige, Justiz)?
3. Ist das Hosting des Anbieters in Frankreich, unter französischer Jurisdiktion?
4. Verpflichtet sich der Anbieter schriftlich, seine Modelle nicht mit Ihren Daten zu trainieren?
5. Ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (Artikel 28 DSGVO) vor der Datenaufnahme unterschrieben?

Wenn eine Antwort “Ich weiß es nicht” lautet, stoppen Sie alles und klären Sie es. Mehr Details auf unserer Seite Sicherheit & DSGVO.

4. Drei Personen mobilisieren, nicht zehn

Ein KI-Assistent-Projekt gelingt mit drei Rollen, nicht mit einem Lenkungsausschuss aus fünfzehn:

• Ein Sponsor (Geschäftsführer oder Bereichsleiter), der Entscheidungen trifft und Dokumentenquellen freigibt.
• Ein fachlicher Ansprechpartner, der den Inhalt kennt und die Antworten in der Abnahmephase validiert.
• Ein technischer Ansprechpartner (IT-Leitung oder Dienstleister), der Zugriffe, SSO-Authentifizierung und ACLs verwaltet.

Mehr ist für den Piloten nicht nötig. Andere Akteure kommen in der Verbreitungsphase hinzu.

5. Go-/No-Go-Kriterien für die Skalierung

Nach drei bis sechs Wochen Pilot müssen Sie auf diese fünf Fragen mit Ja antworten können, bevor Sie skalieren:

1. Liefert der Assistent in mehr als 85 % der getesteten Fälle korrekte Antworten?
2. Zitiert er systematisch die verwendete Quelle?
3. Lehnt er höflich ab, wenn die Information nicht in seiner Basis ist?
4. Nutzt das Pilotteam ihn spontan (mindestens 5 Sitzungen pro Nutzer und Woche)?
5. Haben Sie einen messbaren Zeitgewinn im Pilotfall gemessen?

Wenn eine einzige Antwort “Nein” ist, kehren Sie in die Pilotphase zurück. Skalieren Sie nicht. Details in Den KI-Assistenten erfolgreich ausrollen.

Typischer Zeitplan eines gut vorbereiteten Rollouts

Drei Monate zwischen Entscheidung und stabilem Rollout, mit Ergebnissen, die in jeder Phase gemessen werden. Schneller geht zulasten der Qualität; langsamer heißt meist, dass die Vorbereitung übersprungen wurde.