1. Cadrer le rôle (au lieu de poser une question vague)
Avant : “Comment je calcule la TVA sur cette opération ?”
Après : “Tu es un expert-comptable français qui maîtrise la TVA intracommunautaire. Comment je calcule la TVA sur cette opération ?”
Cadrer le rôle oriente immédiatement le ton, le niveau de détail, le vocabulaire. Pour un assistant qui interroge votre documentation, ça aide aussi à cibler les sources pertinentes.
2. Donner le contexte (au lieu d’attendre que l’IA devine)
Avant : “Quelle est la procédure ?”
Après : “Pour un agent en CDD de plus de 3 ans dans la fonction publique territoriale, qui souhaite un congé longue maladie, quelle est la procédure ?”
Le contexte économise une dizaine d’aller-retours. Plus vous donnez de contexte pertinent en une question, moins vous reformulez.
3. Imposer le format de réponse
Avant : “Résume ce contrat.”
Après : “Résume ce contrat en cinq points-clés, avec pour chaque point la clause concernée et le risque associé. Tableau à trois colonnes.”
Un format imposé donne presque toujours une meilleure réponse. C’est aussi ce qui rend les réponses comparables d’une fois sur l’autre.
4. Donner un exemple (le levier le plus sous-estimé)
Avant : “Rédige un message de relance pour ce client.”
Après : “Rédige un message de relance pour ce client. Voici un exemple de relance que j’ai écrit le mois dernier et que j’ai aimé : [exemple]. Reproduis ce ton.”
Un exemple vaut mieux que dix lignes d’instructions. Pour les tâches répétitives (devis, comptes-rendus, mails), créez-vous une bibliothèque d’exemples à coller.
5. Demander la vérification et la citation des sources
Avant : “Quelle est la durée de conservation de cette pièce ?”
Après : “Quelle est la durée de conservation de cette pièce ? Cite la source exacte (article, document, page) sur laquelle tu te bases. Si tu n’es pas sûr, dis-le.”
Sur les questions à enjeu (juridique, conformité, technique), demander la source change la nature de la réponse. L’assistant cesse de “sembler sûr” pour devenir vérifiable.
Exemples avant/après dans des contextes pro
Cabinet EC — Avant : “Comment passer cette opération ?” Après : “Tu es un EC français spécialisé en BTP. Pour une opération de cession-location entre la SAS X et son associé majoritaire, en intra-groupe, quelles sont les écritures à passer côté cessionnaire et côté cédant, et quels sont les risques fiscaux ? Cite les articles du PCG et du CGI applicables.”
Collectivité — Avant : “Que dit la convention sur le télétravail ?” Après : “Pour un agent titulaire à temps plein de la fonction publique territoriale, dans notre commune, que dit notre dernier accord interne sur le télétravail concernant le nombre de jours autorisés et les conditions ? Cite la note de service et la date de validation.”
PME — Avant : “Fais-moi un devis pour ce client.” Après : “Sur la base des trois derniers devis que j’ai gagnés (cite-les), produis un brouillon de devis pour ce client : 25 personnes, secteur logistique, demande de mission de conseil sur 3 mois. Format : tableau avec lignes, descriptifs, prix HT, TVA, total.”
Pour aller plus loin sur l’usage en interne, voir Comment réussir votre projet d’assistant IA et Mesurer l’efficacité.
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