Le contexte.
Six ans d'archives commerciales en vrac sur un Dropbox partagé. Devis, comptes-rendus, brefs créatifs, contrats, dossiers fournisseurs. Personne ne retrouve rien.
"On perdait une demi-journée par semaine et par personne à chercher un devis ou à reconstituer un dossier client", raconte Vincent, dirigeant. "Et plus on grandissait, plus c'était violent."
Le déclencheur.
Un appel d'offres perdu pour un dossier de référence introuvable au moment de répondre. La fondatrice cherche une solution sans projet IT lourd : pas de DSI, pas d'envie d'attendre six mois, pas de budget pour une boîte de conseil.
On ne voulait pas un nouveau logiciel à former. On voulait que les archives parlent. — Vincent R, La Coque
Le déroulé, jour par jour.
- Vendredi · J0Démo Forgeron3 (20 min). Ingestion lancée sur l'archive Dropbox complète : 6 ans, 14 000 fichiers, ≈ 28 Go.
- Samedi · J1Ingestion terminée pendant la nuit. Premier assistant configuré : Devis. Vincent pose des questions, ajuste les garde-fous.
- Dimanche · J2Cinq assistants de plus configurés : Réunions, Comm', Voix-du-client, Compta, Pilotage. Une heure par assistant en moyenne.
- Lundi · J3Onboarding équipe en réunion d'équipe (15 min). Chacun ouvre un lien, pose une question. Personne n'installe rien.
- Mois +1Mesure : 15 h gagnées par semaine sur l'équipe, en moyenne. Trois personnes recrutées sans grossir le back-office.
Les six assistants.
Devis, connaît le catalogue, la grille tarifaire, les références passées. Sort une proposition prête à signer. Réunions — transcrit, résume, sort les décisions. Voix-du-client — lit avis, mails, NPS. Comm' — décline le ton et les visuels. Compta — lit les factures Sage, sort impayés et marges. Pilotage — brief de réunion stratégique en deux minutes.
Le résultat, six mois plus tard.
L'équipe utilise les assistants tous les jours. Pas de "wow IA", c'est devenu invisible. Quand quelqu'un a une question sur l'historique, il l'ouvre, il demande, il continue son travail.
On a chargé six ans d'archives un vendredi. Le lundi, l'équipe interrogeait l'historique en langage naturel. Personne n'a eu besoin de formation, personne n'a ressaisi quoi que ce soit. — Vincent R, dirigeant de La Coque
Cas client publié avec volumétries vérifiées en interne.