Die Anfrage
Ein Rathaus im Südosten Frankreichs, 35.000 Einwohner, 280 Bedienstete an sieben Standorten. Der seit vier Jahren amtierende Hauptgeschäftsführer (DGS) erbt zwanzig Jahre Ratsbeschlüsse, davon die Hälfte ausschließlich in Papierform in den Kellern des Rathauses. Die Rechtsabteilung verliert im Durchschnitt zwei Tage pro Woche mit der Suche nach Referenzen in Aktenordnern.
Wir wissen nicht mehr, was wir 2009 beschlossen haben. Wir wissen, dass es wichtig ist, weil der Beschluss in jedem Stadtrat zitiert wird. Aber den genauen Wortlaut zu finden, kostet zwei Personen drei Stunden.— DGS, Rathaus mit 35.000 Einwohnern
Die Digitalisierung — undankbar, aber unverzichtbar
Erster Schritt: 3,2 laufende Meter Hängemappen zu scannen. Ein lokaler Dienstleister hat in hoher Auflösung digitalisiert (300 dpi Farbe), mit feiner OCR für Beschlüsse vor 2008 (am stärksten degradiert). Vier Wochen, 18.000 € netto — Kosten im Rahmen einer BPI-Förderung berücksichtigt.
Das Rohergebnis: 47.000 PDF-Seiten, davon 12.000 mit OCR-Nachbearbeitung im zweiten Durchgang (Signaturen, Stempel, handschriftliche Randvermerke).
Die Datenaufnahme in zwei Durchgängen
Erster Durchgang: alles ab 2008, bereits digital, in zwei Tagen aufgenommen. 22.000 Dokumente.
Zweiter Durchgang: die Scans, in fünf Tagen aufgenommen, mit manueller Segmentierung nach Mandatsperiode (2001–2008, 2008–2014, 2014–2020). Wir haben eine Blockaufnahme abgelehnt — jede Mandatsperiode hat eigene Terminologie, eigene Mandatsträger, eigenen Kontext. Vermischung schadet der Qualität.
Das politische Thema der Schutzmechanismen
Ein Rathaus ist nicht neutral. Die politische Führung wechselt alle sechs Jahre. Ein Assistent, der über Entscheidungen der Vorgängermehrheit mit positiver oder negativer Färbung spräche, wäre politisch sprengstoffhaltig.
Drei explizite Schutzmechanismen wurden formuliert und im technischen Lenkungsausschuss validiert:
- Der Assistent zitiert immer den Quell-Beschluss, ohne Kommentar.
- Der Assistent synthetisiert niemals den „Geist” einer Entscheidung — er gibt den verabschiedeten Text wieder.
- Fragen vom Typ „Was hat die frühere Mehrheit getan?” werden umformuliert in „Welche Beschlüsse wurden zwischen X und Y gefasst?”. Faktische Antwort, keine Interpretation.
Die Intranet-Einführung
Drei konzentrische Zugriffskreise:
- DGS, Rechtsabteilung, Generalsekretariat: vollständiger Zugriff, einschließlich nicht-öffentlicher Beschlüsse.
- Fachreferate (Stadtplanung, Soziales, Straßenbau): Zugriff auf öffentliche Beschlüsse + ihren Fachbereich.
- Alle Bediensteten: Zugriff ausschließlich auf öffentliche Beschlüsse.
Jeder Kreis hat eine Oberfläche, die nur das anzeigt, was er sehen darf. Dieselbe Frage, von drei verschiedenen Bediensteten gestellt, liefert nicht dasselbe Ergebnis. Das ist eine DSGVO- und politische Anforderung, kein Bug.
Sechs Monate später
Die Rechtsabteilung gewinnt 1,5 Tage pro Woche. Das Stadtplanungsamt bereitet seine Ausschüsse in halber Zeit vor. Die Stadträte haben Zugang verlangt — er wurde im öffentlichen Bereich gewährt.
Der DGS, ein Jahr vor der nächsten Wahl: „Welches Team auch immer 2026 antritt, es wird in vier Sekunden zehn Jahre zurückblicken können. Vor uns musste man bei jedem Mandat von vorne anfangen.”
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