Die Ausgangslage
Gemeinde mit 35.000 Einwohnern, 410 Bedienstete (Beamte, Tarifbeschäftigte, Aushilfen), Personalabteilung mit sechs Personen. Typische Dokumentenvolumetrie: dreißig Jahre Dienstanweisungen, zweihundert Stellenbeschreibungen, ein Tarifvertrag, eine Hausordnung, hunderte ohne Index archivierte Rundschreiben der DGCL und DGAFP.
Der Befund vor der Einführung: 40 % der Arbeitszeit des Personalteams entfielen auf Recherche. Suche nach der letzten Version eines Verfahrens, eines früher gleich behandelten Falls, eines einschlägigen Rundschreibens. Der Rest — Gehaltsabrechnung, Recruiting, Weiterbildung — wurde unter Zeitdruck erledigt.
Der gewählte Geltungsbereich: intern Personalwesen, nicht Öffentlichkeit
Schlüsselentscheidung: der erste Assistent richtet sich nicht an die Mitarbeiter und nicht an die Bürger. Er richtet sich ausschließlich an das Personalteam selbst. Warum?
- Einfacher DSGVO-konform zu strukturieren (ein Assistent, der HR-Daten für HR-Mitarbeiter sieht, ohne Übertragung außerhalb des Teams).
- Einfacher zu abnehmen (die sechs Nutzer melden Fehler in Echtzeit).
- Einfacher in den Wert zu setzen (die Effizienzgewinne lassen sich auf sechs Personen messen, nicht auf 400 verdünnt).
Der zweite Assistent — für die Mitarbeiter — wird in einer zweiten Phase eingeführt, sobald der erste in der Routine läuft.
Die Datenaufnahme: drei Quellen, nach Nutzwert geordnet
- Die Hausordnung und ihre Anhänge (sukzessive Änderungen über 12 Jahre).
- Die Dienstanweisungen und Rundschreiben seit 2018.
- Die Stellenbeschreibungen und geltenden Besoldungstabellen.
Gesamtvolumetrie beim Start: rund 2.800 Dokumente. Drei Viertel wurden an zwei Nachmittagen geladen. Das verbleibende Viertel — alte Scans, beschädigte Word-Dateien — wurde in der Folgewoche fallweise verarbeitet.
Die alltägliche Nutzung, sechs Monate später
Drei Anwendungsfälle machen 80 % der Fragen an den Assistenten aus:
- „Welches Verfahren gilt für einen Langzeitkrankenstand bei einem befristet Beschäftigten mit über 3 Jahren Vertragsdauer?”
- „Welche Praktikumsvergütung haben wir das letzte Mal für einen HR-Master 2 angewendet?”
- „Wir müssen das Telearbeits-Memo überarbeiten — wo ist die letzte freigegebene Version?”
Der Assistent antwortet in fünf bis zehn Sekunden, mit exakter Zitierung des Quelldokuments. Findet er etwas nicht, sagt er es.
Zahlen nach sechs Monaten
Die gewonnenen Stunden fließen größtenteils in das Recruiting zurück — das strukturell im Rückstand war.
Drei Lehren
Klein anfangen, groß enden. Das Personalteam hat ausdrücklich darauf bestanden, den Assistenten nicht vor sechs Monaten für die Mitarbeiter zu öffnen. Genau das hat den Pilot zum Erfolg geführt.
Der dichte Geltungsbereich ist nicht optional. Kein Dokument verlässt die Wissensbasis, kein Dokument dient zum Training eines Modells. Siehe unsere Seite Sicherheit & DSGVO.
Akzeptanz entscheidet sich an der Ergonomie, nicht am Versprechen. Ist der Assistent nicht schneller als das NAS zu öffnen, nutzt ihn niemand. Goldene Regel: maximal drei Klicks zwischen Frage und Antwort.
Schritt für Schritt in Praxisleitfaden: KI in Ihrer Kommune einführen. Siehe auch unsere Seite Öffentlicher Sektor.
Zwanzig Minuten anhand einer Stichprobe Ihrer HR-Dokumentation. Wir prüfen die tatsächliche Qualität, identifizieren den Pilotbereich und strukturieren die Konformität.
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