L’IA au service des agents, pas seulement des citoyens

L’intelligence artificielle transforme les entreprises… mais aussi les administrations.
Une ville du sud de la France, reconnue pour son dynamisme, a décidé d’expérimenter l’IA non pas dans la relation citoyenne, mais au cœur même de son organisation interne.

Objectif : soulager les services RH des tâches répétitives du quotidien grâce à un assistant virtuel IA, accessible à tous les agents municipaux.
Quelques mois après le lancement, le constat est clair : moins de mails, moins de stress, et plus d’efficacité dans la gestion administrative interne.

Le défi : un service RH sous pression

Comme beaucoup de collectivités, cette mairie devait jongler avec :

• des centaines de mails par semaine,

• des demandes internes dispersées (congés, formations, fiches de poste),

• et une charge administrative croissante.

Les agents RH passaient près de 40 % de leur temps à répondre à des questions récurrentes : procédures, documents, formulaires, congés, arrêts maladie, etc.
👉 Le besoin d’un “assistant interne” devenait évident.

La solution : un assistant IA dédié aux RH

Déployé en 2024, l’assistant IA agit comme un collaborateur virtuel du service RH.
Accessible depuis un portail interne sécurisé, il peut :

• répondre aux questions administratives des agents,

• retrouver des documents (formulaires, fiches, règlements internes),

• rédiger des comptes rendus ou des mails courants,

• et orienter les agents vers la bonne procédure.

L’assistant a été entraîné sur la documentation interne de la mairie :
notes de service, conventions, trames RH, guides internes.
💬 “Nous voulions un outil utile dès le premier jour, sans changer les habitudes des équipes.”

Déploiement progressif et adoption rapide

Le projet a été lancé en trois étapes simples :

1. Phase pilote avec le service RH (5 utilisateurs).

2. Tests sur les usages réels : gestion des mails, recherche documentaire, réponses rapides.

3. Déploiement élargi à d’autres directions administratives internes.

En moins de deux mois, l’assistant était adopté par la majorité des agents RH.
L’ergonomie, pensée pour un usage quotidien, a facilité la transition : aucune compétence technique n’était nécessaire.

Résultats : gain de temps et sérénité retrouvée

Le service RH parle désormais d’un “gain mental” autant qu’opérationnel.
Les agents peuvent se concentrer sur les sujets humains : accompagnement, carrière, qualité de vie au travail.

Témoignage du service RH

“L’assistant IA nous a libérés d’un poids invisible.
Il répond aux questions à notre place, prépare nos mails et nos comptes rendus.
On a retrouvé du temps pour l’essentiel : l’humain.”

Les usages concrets de l’assistant IA

Les agents utilisent aujourd’hui l’assistant pour :

• retrouver les bonnes procédures RH sans chercher dans les dossiers partagés,

• rédiger des mails types ou comptes rendus en langage clair,

• poser des questions de veille juridique (droits, congés, absences),

• et simplifier les échanges internes entre services.

💡 L’assistant devient peu à peu un point d’entrée central pour toutes les informations internes.

Pourquoi c’est un tournant pour les collectivités

L’usage de l’IA dans les collectivités locales se concentrait souvent sur la relation citoyenne.
Cette mairie a choisi une approche différente : commencer par l’interne, pour aider ses agents avant d’aider ses habitants.
Résultat : une transformation douce, mesurable, et surtout humaine.

👉 L’IA devient un outil de bien-être au travail, pas seulement de productivité.

L’IA au service du service public

Grâce à cet assistant IA, cette mairie du sud de la France a prouvé qu’il est possible de moderniser la fonction publique sans la bouleverser.
Les agents gagnent du temps, la direction gagne en visibilité, et la collectivité avance vers une administration plus agile et plus apaisée.

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