Une commune de 35 000 habitants : 20 ans de délibérations, 4 secondes

La demande

Une mairie du Sud-Est, 35 000 habitants, 280 agents répartis sur sept sites. Le DGS, en poste depuis quatre ans, hérite de vingt années de délibérations, dont la moitié uniquement sur papier dans les caves de l’hôtel de ville. La direction juridique perd, en moyenne, deux jours par semaine à chercher des références dans des classeurs.

On ne sait plus ce qu’on a voté en 2009. On sait que c’est important, parce qu’on cite la délibération à chaque conseil. Mais le texte exact, il faut deux personnes pendant trois heures.— DGS, mairie de 35 000 habitants

La numérisation, étape ingrate mais incontournable

Première étape : 3,2 mètres linéaires de chemises à scanner. Un prestataire local a numérisé en haute définition (300 dpi couleur), avec OCR fin sur les délibérations d’avant 2008 (les plus dégradées). Quatre semaines, 18 000 € HT — coût pris en compte dans la convention BPI.

Le résultat brut : 47 000 pages PDF, dont 12 000 nécessitaient un retraitement OCR de second passage (signatures, tampons, marges manuscrites).

L’ingestion, en deux passes

Première passe : tout le post-2008, déjà numérique, ingéré en deux jours. 22 000 documents.

Deuxième passe : les scans, ingérés en cinq jours avec une segmentation manuelle par mandat (2001-2008, 2008-2014, 2014-2020). On a refusé l’ingestion en bloc — chaque mandat a sa terminologie, ses élus, son contexte. Mélanger nuit à la qualité.

Le sujet politique des garde-fous

Une mairie n’est pas neutre. La direction politique change tous les six ans. Un assistant qui parlerait des décisions de la mandature précédente avec un biais positif ou négatif serait politiquement explosif.

Trois garde-fous explicites ont été écrits, validés en COPIL technique :

1. L’assistant cite toujours la délibération source, sans commenter.
2. L’assistant ne synthétise jamais “l’esprit” d’une décision — il rapporte le texte voté.
3. Les questions de type “qu’a fait l’ancienne majorité ?” sont reformulées en “quelles délibérations ont été votées entre X et Y ?”. Réponse factuelle, pas d’interprétation.

Le déploiement intranet

Trois cercles concentriques d’accès :

• DGS, juridique, secrétariat général : accès complet, dont délibérations à huis clos.
• Directions opérationnelles (urbanisme, social, voirie) : accès aux délibérations publiques + leur périmètre métier.
• Tous les agents : accès aux délibérations publiques uniquement.

Chaque cercle a une interface qui ne montre que ce qu’il peut voir. La même question, posée par trois agents différents, ne ressort pas la même chose. C’est une exigence RGPD et politique, pas un bug.

Six mois après

La direction juridique récupère 1,5 jour par semaine. Le service urbanisme prépare ses commissions en deux fois moins de temps. Les conseillers municipaux ont demandé l’accès — accordé sur le périmètre public.

Le DGS, à un an de la prochaine élection : “Quelle que soit l’équipe qui arrive en 2026, elle pourra remonter dix ans en arrière en quatre secondes. Avant nous, il fallait tout recommencer à chaque mandat.”