Une mairie simplifie la vie de ses équipes RH

Le contexte initial

Commune de 35 000 habitants, 410 agents (titulaires, contractuels, vacataires), service RH composé de six personnes. Volumétrie documentaire typique : trente ans de notes de service, deux cents fiches de poste, une convention collective, un règlement intérieur, des centaines de circulaires DGCL et DGAFP archivées sans index.

Le constat avant déploiement : 40 % du temps de l’équipe RH passé en recherche. Recherche de la dernière version d’une procédure, d’un précédent traité de la même façon, d’une circulaire applicable. Le reste — gestion paie, recrutement, formation — était fait dans l’urgence.

Le périmètre choisi : interne RH, pas grand public

Décision-clé : le premier assistant ne s’adresse pas aux agents ni aux administrés. Il s’adresse uniquement à l’équipe RH elle-même. Pourquoi ?

• Plus simple à cadrer en RGPD (un assistant qui voit des données RH pour des agents RH, pas de transfert hors équipe).
• Plus simple à recetter (les six utilisateurs notent les erreurs en temps réel).
• Plus simple à valoriser (les gains sont mesurables sur six personnes, pas dilués sur 400).

Le deuxième assistant — pour les agents — sera déployé dans un second temps, une fois le premier en routine.

L’ingestion documentaire : trois sources, par ordre d’utilité

1. Le règlement intérieur et ses annexes (modifications successives sur 12 ans).
2. Les notes de service et circulaires depuis 2018.
3. Les fiches de poste et grilles indiciaires en vigueur.

Volumétrie totale ingérée au démarrage : environ 2 800 documents. Trois quarts ont été chargés en deux après-midi. Le quart restant — vieux scans, fichiers Word corrompus — a été traité au cas par cas la semaine suivante.

Les usages quotidiens, six mois après

Trois cas d’usage représentent 80 % des questions posées à l’assistant :

• “Quelle est la procédure pour un congé de longue maladie pour un agent en CDD de plus de 3 ans ?"
• "Quelle indemnité de stage on a appliquée la dernière fois pour un master 2 en RH ?"
• "On doit refaire la note sur le télétravail, où est la dernière version validée ?”

L’assistant répond en cinq à dix secondes, avec citation exacte du document source. Quand il ne trouve pas, il le dit.

Les chiffres après six mois

Les heures récupérées sont en grande partie reversées sur le recrutement — qui était structurellement en retard.

Trois leçons à retenir

Commencer petit, finir grand. L’équipe RH a explicitement refusé d’ouvrir l’assistant aux agents avant six mois. C’est ce qui a permis au pilote de réussir.

Le périmètre étanche n’est pas optionnel. Aucun document ne quitte la base, aucun document ne sert à entraîner un modèle. Voir notre page sécurité & RGPD.

L’adoption se joue sur l’ergonomie, pas sur la promesse. Si l’assistant n’est pas plus rapide que d’ouvrir le NAS, personne ne s’en sert. La règle d’or : trois clics maximum entre la question et la réponse.

Pas-à-pas dans Guide pratique : déployer l’IA dans votre collectivité. Voir aussi notre page collectivités.