Le cas typique de mission
Une mission de revue, d’audit ou d’expertise judiciaire commence presque toujours pareil : le client fournit deux à six gigaoctets de documents, sous forme de PDF, scans, exports comptables. Le collaborateur en charge passe les trois premiers jours à essayer de comprendre où sont les choses.
Ces trois jours, vous pouvez les économiser. Et ne plus jamais les facturer en bas niveau.
Étape 1 — Trier les PDF (samedi matin, 2 heures)
Pas un tri parfait. Un tri rapide, en quatre dossiers :
- Comptable (FEC, balances, grand livre, bilans)
- Contractuel (statuts, conventions, baux, K-bis)
- Opérationnel (factures, devis, comptes-rendus)
- Communication (e-mails clients, courriers, notes internes)
L’assistant fonctionnera mieux si chaque dossier a un intitulé clair. Il ne fonctionnera pas mieux si vous renommez chaque fichier individuellement — n’y passez pas le week-end.
Étape 2 — Vérifier l’OCR (samedi après-midi, 1 heure)
Sur les scans, l’OCR par défaut rate 5 à 15 % des caractères. Sur les scans noir et blanc d’avant 2015, ça monte à 25 %. Vérifiez en ouvrant trois ou quatre PDF au hasard et en sélectionnant du texte : si vous obtenez du gribouillis, activez le mode “OCR fin” sur le lot concerné.
C’est dix fois plus long. C’est dix fois plus juste. Indispensable sur les pièces sensibles (contrats, jugements, baux).
Étape 3 — Ingérer par lots (samedi soir)
Dans la plateforme, créez un assistant nommé Mission [Client] — [Période]. Configurez-le en périmètre étanche (jamais partagé avec d’autres dossiers).
Uploadez par lots de 1 à 2 Go. L’indexation tourne en parallèle ; comptez 10 à 15 minutes pour 1 000 documents standards. Lancez le dimanche matin, partez petit-déjeuner, revenez.
Étape 4 — Recetter avec dix questions (dimanche matin, 1 heure)
Dix questions, écrites avant le chargement. C’est la règle d’or — sinon vous adaptez vos questions à ce que vous obtenez et l’évaluation n’a aucune valeur.
Trois questions faciles (une date, un montant, un nom), cinq questions réalistes (synthèse, comparaison, recherche transversale), deux questions difficiles (référence croisée, exception, ambiguïté).
Pour chaque question, vous notez : réponse correcte (oui/non), citation de la source (oui/non), hallucination (oui/non).
Les trois garde-fous indispensables
- Étanchéité par mission. Aucun assistant client ne doit avoir accès à la base d’un autre client. C’est non négociable, c’est la condition pour passer la barre RGPD.
- Citation systématique. Toute réponse doit être accompagnée de la pièce source. Si l’assistant répond sans citer, vous avez un problème de configuration — corrigez avant de continuer.
- Refus poli. Si l’information n’est pas dans la base, l’assistant doit le dire (“je ne trouve pas cette information dans le dossier”). Pas inventer, pas extrapoler.
Bilan : un week-end entre la pile de PDF et un assistant qui répond. Trois jours de mission économisés, transformables en heures de conseil. Voir aussi Une bonne documentation fait un bon assistant pour la phase d’audit en amont.
Vingt minutes avec un échantillon de documents d’un de vos dossiers. On charge, on pose dix questions, on évalue ensemble la justesse.
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