Eine gute Dokumentation macht einen guten KI-Assistenten

Die 80-Prozent-Regel

Der klassische Fehler vor einer KI-Einführung ist die Annahme, die Antwortqualität hänge vom verwendeten Modell ab. Sie hängt in Wahrheit, und mit großem Abstand, von der Qualität der Dokumentation ab, die der Assistent erhalten hat.

Bei einem korrekt konfigurierten Assistenten bringt eine saubere Dokumentation 85 bis 95 % korrekte Antworten. Eine durchschnittliche Dokumentation deckelt bei 60 %. Eine chaotische Dokumentation bleibt bei 30 %. Das Modell ist dabei dasselbe.

Ein guter Assistent ist kein Gehirn, das weiß. Es ist ein Gedächtnis, das wiederfindet. Wenn das Gedächtnis unordentlich ist, ist das Ergebnis unordentlich.

Auditieren, was Sie haben (bevor Sie irgendetwas anrühren)

Ein halber Tag mit zwei oder drei Personen, die Ihre Quellen wirklich kennen. Wir listen, ohne noch etwas wegzuwerfen:

• Lebende Quellen (Dokumente, in den letzten 12 Monaten aktualisiert)
• Referenzquellen (stabile Verfahren, Musterverträge, Doktrin)
• Archivierte Quellen (alte Akten, Protokolle, E-Mails)
• Obsolete Quellen (ersetzte Versionen, aufgegebene Entscheidungen)

Die Falle: alles auf einmal laden. Obsolete Quellen verderben die Antworten — der Assistent weiß nicht, dass sie überholt sind. Vorrangig einzuspielen: lebend + Referenz. Der Rest später.

Bereinigen, ohne neu zu schreiben

Drei mechanische Durchgänge vor der Einspielung:

1. Dublettenbereinigung per Inhalts-Hash. Bei einem zehn Jahre alten NAS rechnen Sie mit 30 bis 40 % unnützer Dubletten.
2. Sortierung nach letztem Änderungsdatum. Alles, was älter als 5 Jahre ist und nicht als „Doktrin” markiert ist, geht ins Sekundärarchiv.
3. Konvertierung des Unlesbaren. Unscharfe Scans, korrupte .docx, passwortgeschützte Dateien ohne Passwort — separat behandeln, Fall für Fall.

Was Sie nicht tun sollten: die Dokumente neu schreiben. Das ist das Versprechen eines Zweijahresprojekts. Ein KI-Assistent verarbeitet, was Sie haben, nicht, was Sie gern hätten.

Das Lebensnotwendige strukturieren

Drei Elemente, die jedem Dokument vor der Einspielung hinzugefügt werden müssen:

• Ein Datum im Dateinamen oder im Kopf (JJJJ-MM-TT).
• Ein Status: aktiv, Archiv, Entwurf, überholt.
• Ein fachlicher Eigentümer (der antworten kann, wenn der Assistent zweifelt).

Hat Ihre Dokumentation diese drei Metadaten bereits, sind Sie bereit. Hat sie sie nicht, fügen Sie sie vorrangig den 200 meistgenutzten Dokumenten hinzu — nicht den 5 000.

Pflegen, ohne zu überinvestieren

Sobald der Assistent im Produktivbetrieb ist, muss die Dokumentation lebendig bleiben — ohne zur Last zu werden. Drei einfache Routinen:

1. Quartalsweise Überprüfung: ein Fachreferent validiert oder archiviert die als „zu entscheiden” markierten Dokumente.
2. Automatische Synchronisation: verbinden Sie das DMS mit dem Assistenten, damit er neue Dokumente ohne Eingriff sieht.
3. Rückkopplungsschleife: die Nutzer melden falsche Antworten, Sie gehen zur Quelle zurück, um sie zu korrigieren oder zu archivieren.

Sonderfall Steuerkanzleien

Für eine Steuerkanzlei zählen drei Dokumentenfamilien mehr als die anderen:

• Die Doktrin (technische Antworten, Memos, Rechtsprechung) — muss zuerst bereinigt werden, sie ist der Kern des Werts.
• Die Mandantenakten — sensibel, pro Mandant abzudichten, wenn der Assistent unter Mitarbeitern geteilt wird.
• Die internen Verfahren (Mandatsabsteckung, Methoden) — vor allem für Neuzugänge nützlich.

Schritt-für-Schritt unter Steuerkanzleien: drei Assistenten bis zum Sommer aufzusetzen. Siehe auch unsere Seite Steuerkanzleien.