Der typische Mandatsfall
Ein Prüfungs-, Audit- oder gerichtliches Sachverständigenmandat beginnt fast immer gleich: der Mandant liefert zwei bis sechs Gigabyte Dokumente, in Form von PDFs, Scans, Buchhaltungs-Exporten. Der zuständige Mitarbeiter verbringt die ersten drei Tage damit zu verstehen, wo die Dinge sind.
Diese drei Tage können Sie einsparen. Und sie nie wieder in niedrigen Stundensätzen berechnen.
Schritt 1 — PDFs sortieren (Samstag morgens, 2 Stunden)
Keine perfekte Sortierung. Eine schnelle Sortierung in vier Ordner:
- Buchhaltung (Buchhaltungsdatei FEC, Saldenlisten, Hauptbuch, Bilanzen)
- Vertraglich (Statuten, Verträge, Mietverträge, Handelsregisterauszüge)
- Operativ (Rechnungen, Angebote, Mandantenberichte)
- Kommunikation (E-Mails an Mandanten, Schreiben, interne Notizen)
Der Assistent funktioniert besser, wenn jeder Ordner eine klare Bezeichnung hat. Er funktioniert nicht besser, wenn Sie jede Datei einzeln umbenennen — verbringen Sie damit nicht das Wochenende.
Schritt 2 — OCR überprüfen (Samstag nachmittags, 1 Stunde)
Bei Scans verfehlt die Standard-OCR 5 bis 15 % der Zeichen. Bei Schwarzweiß-Scans vor 2015 sind es bis zu 25 %. Überprüfen Sie es, indem Sie drei oder vier PDFs zufällig öffnen und Text markieren: erhalten Sie Gekritzel, aktivieren Sie den Modus „feine OCR” für die betroffene Charge.
Das dauert zehnmal länger. Es ist zehnmal genauer. Unverzichtbar bei sensiblen Belegen (Verträge, Urteile, Mietverträge).
Schritt 3 — In Chargen einspeisen (Samstag abend)
Legen Sie in der Plattform einen Assistenten mit dem Namen Mandat [Mandant] — [Zeitraum] an. Konfigurieren Sie ihn mit dichtem Geltungsbereich (niemals geteilt mit anderen Akten).
Laden Sie in Chargen von 1 bis 2 GB hoch. Die Indexierung läuft parallel; rechnen Sie mit 10 bis 15 Minuten für 1.000 Standarddokumente. Starten Sie Sonntag früh, gehen Sie frühstücken, kommen Sie zurück.
Schritt 4 — Mit zehn Fragen abnehmen (Sonntag morgens, 1 Stunde)
Zehn Fragen, geschrieben vor dem Laden. Das ist die goldene Regel — sonst passen Sie Ihre Fragen an das an, was Sie bekommen, und die Bewertung verliert jeden Wert.
Drei einfache Fragen (ein Datum, ein Betrag, ein Name), fünf realistische Fragen (Zusammenfassung, Vergleich, übergreifende Recherche), zwei schwierige Fragen (Querverweis, Ausnahme, Mehrdeutigkeit).
Für jede Frage notieren Sie: korrekte Antwort (ja/nein), Quellenangabe (ja/nein), Halluzination (ja/nein).
Die drei unverzichtbaren Schutzmechanismen
- Trennung pro Mandat. Kein Mandantenassistent darf Zugriff auf die Wissensbasis eines anderen Mandanten haben. Das ist nicht verhandelbar — es ist die Bedingung, um die DSGVO-Hürde zu nehmen.
- Systematische Zitierung. Jede Antwort muss vom Quelldokument begleitet sein. Antwortet der Assistent ohne Zitat, haben Sie ein Konfigurationsproblem — beheben Sie es, bevor Sie weitermachen.
- Höfliche Verweigerung. Ist die Information nicht in der Basis enthalten, muss der Assistent es sagen („Ich finde diese Information in der Akte nicht.”). Nichts erfinden, nichts extrapolieren.
Bilanz: ein Wochenende zwischen PDF-Stapel und einem antwortenden Assistenten. Drei Mandatstage eingespart, in Beratungsstunden umwandelbar. Siehe auch Gute Dokumentation macht einen guten Assistenten für die vorgelagerte Audit-Phase.
Zwanzig Minuten mit einer Dokumentenstichprobe aus einer Ihrer Akten. Wir laden, stellen zehn Fragen, bewerten gemeinsam die Genauigkeit.
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