Wie Sie Ihr KI-Assistenten-Projekt zum Erfolg führen

1. Das Pilotprojekt wählen (Woche 1)

Das ideale Pilotprojekt: ein Fall mit klarem Wert, begrenztem Umfang und identifizierten Nutzern. Drei Kriterien:

• Eine Abteilung mit dichter Dokumentation (HR, Qualität, Recht, Support).
• Ein Dokumentenvolumen zwischen 500 und 5 000 Dateien.
• Fünf bis zwanzig Pilotnutzer — nicht mehr, nicht weniger.

Der klassische Fehler: mit dem sichtbarsten Fall starten (Kundenbeziehung, Marketing), weil er attraktiv ist. Sichtbarkeit erhöht das Risiko, und Risiko tötet Pilotprojekte.

2. Compliance abstecken (Woche 2)

Vor der ersten Einspielung validieren Sie mit Ihrem DSB:

• Den vom Anbieter bereitgestellten Auftragsverarbeitungsvertrag (Artikel 28 DSGVO).
• Die Datenschutz-Folgenabschätzung, falls erforderlich (siehe DSGVO und KI-Assistenten).
• Den Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis.

Zwei Wochen, keine drei Monate. Wenn Ihr Rechtszyklus länger ist, haben Sie ein Governance-Problem — kein KI-Problem.

3. Dokumentation vorbereiten (Wochen 3–4)

Drei mechanische Durchgänge:

1. Sortierung aktiv/Archiv/obsolet.
2. Dublettenbereinigung per Hash.
3. OCR-Reinigung von Scans.

Details unter Eine gute Dokumentation macht einen guten Assistenten. Schreiben Sie die Dokumentation nicht neu — das ist eine Falle, die aus einem Dreimonatsprojekt ein Zweijahresprojekt macht.

4. Einspielen und abnehmen (Woche 5)

Vor der Einspielung schreiben Sie 20 bis 30 Abnahmefragen. Einfache, realistische, schwierige. Prüfen Sie nach der Einspielung: mindestens 85 % korrekte Antworten, 100 % mit Quellenangabe.

Unter 85 % liegt das Problem in der Dokumentation, nicht in der KI. Zurück zu Etappe 3.

5. Nutzer onboarden (Woche 6)

Zwei einstündige Sitzungen pro Nutzer, mit einem Fachreferenten (nicht dem IT-Projektleiter). Drei Themen:

• Wie man eine gute Frage formuliert (siehe Prompts schreiben wie ein Profi).
• Wie man eine Antwort mit Quellenangabe liest.
• Wie man eine schlechte Antwort meldet.

6. Im Routinebetrieb messen (Monate 2–3)

Sechs KPI, die ab Produktivstart zu verfolgen sind:

Details unter Die Wirksamkeit eines KI-Assistenten messen.

7. Ausweiten oder nicht (Monate 4–6)

Am Ende des Pilotprojekts zwei ehrliche Fragen:

1. Ist der ROI da? Wenn nein, den Umfang anpassen, nicht ein neues Pilotprojekt starten.
2. Kommen die Nutzer spontan zurück? Wenn nein, ein Nutzungsproblem, kein Technologieproblem.

Wenn beides ja, erweitern Sie auf einen zweiten Anwendungsfall. Nicht drei parallel. Einen, der gelingt, der den Präzedenzfall schafft.

Für den nächsten Schritt siehe Den ROI berechnen und maximieren und Einen KI-Assistenten in Ihre IT-Infrastruktur integrieren.