Der Kontext.
Sechs Jahre kommerzielle Archive ungeordnet in einer gemeinsamen Dropbox. Angebote, Protokolle, Kreativ-Briefings, Verträge, Lieferantenakten. Niemand findet etwas wieder.
„Wir haben einen halben Tag pro Woche und pro Person verloren, um ein Angebot zu suchen oder eine Kundenakte zu rekonstruieren", erzählt Vincent, der Geschäftsführer. „Und je größer wir wurden, desto härter wurde es."
Der Auslöser.
Eine verlorene Ausschreibung wegen einer Referenzakte, die zum Zeitpunkt der Antwort nicht auffindbar war. Die Gründerin sucht eine Lösung ohne schweres IT-Projekt: keine IT-Abteilung, keine Lust, sechs Monate zu warten, kein Budget für eine Beratungsfirma.
Wir wollten keine neue Software, die geschult werden muss. Wir wollten, dass die Archive sprechen. — Vincent R, La Coque
Der Ablauf, Tag für Tag.
- Freitag · T0Forgeron3-Demo (20 Min.). Verarbeitung des gesamten Dropbox-Archivs gestartet: 6 Jahre, 14 000 Dateien, ca. 28 GB.
- Samstag · T1Verarbeitung über Nacht abgeschlossen. Erster Assistent konfiguriert: Angebote. Vincent stellt Fragen, passt die Schutzmechanismen an.
- Sonntag · T2Fünf weitere Assistenten konfiguriert: Meetings, Kommunikation, Kundenstimme, Buchhaltung, Steuerung. Im Schnitt eine Stunde pro Assistent.
- Montag · T3Onboarding des Teams in der Teambesprechung (15 Min.). Jeder öffnet einen Link, stellt eine Frage. Niemand installiert etwas.
- Monat +1Messung: 15 Stunden pro Woche im Team gewonnen, im Durchschnitt. Drei Neueinstellungen ohne Aufstockung des Back-Office.
Die sechs Assistenten.
Angebote kennt den Katalog, die Preisliste, die früheren Referenzen. Liefert ein unterschriftsreifes Angebot. Meetings — transkribiert, fasst zusammen, hält die Entscheidungen fest. Kundenstimme — liest Bewertungen, E-Mails, NPS. Kommunikation — passt Tonalität und Visuals an. Buchhaltung — liest die Sage-Rechnungen, weist offene Posten und Margen aus. Steuerung — Briefing für strategische Meetings in zwei Minuten.
Das Ergebnis, sechs Monate später.
Das Team nutzt die Assistenten jeden Tag. Kein „Wow-KI-Effekt", es ist unsichtbar geworden. Wenn jemand eine Frage zur Historie hat, öffnet er den Assistenten, fragt und setzt seine Arbeit fort.
Wir haben an einem Freitag sechs Jahre Archive eingespielt. Am Montag befragte das Team die Historie in natürlicher Sprache. Niemand brauchte eine Schulung, niemand musste etwas erneut eingeben. — Vincent R, Geschäftsführer von La Coque
Kundenreferenz veröffentlicht mit intern geprüften Datenvolumina.