El marco del cálculo honesto
Una reducción de costes solo es medible si se traduce en caja en la cuenta de resultados. Una hora ganada por un empleado solo es un ahorro si se reinvierte en una actividad productiva; en caso contrario es comodidad, lo cual es legítimo pero no se cuenta en euros.
Frente 1 — Búsqueda de información: −15 a −30 %
Medido sobre qué. Tiempo dedicado por los colaboradores a buscar información en la documentación interna, los correos y las herramientas.
Ganancia típica. 15 a 30 % del tiempo total de búsqueda, valorado al coste horario cargado. En una PyME de 50 personas, cuente con 2 a 4 ETC de capacidad liberada al año.
Condiciones. Documentación correctamente preparada y sincronizada. Sin ello, la ganancia cae al 5-10 %.
Frente 2 — Redacción repetitiva: −20 a −40 %
Medido sobre qué. Tiempo dedicado a redactar presupuestos, propuestas, actas, correos de seguimiento y fichas de producto.
Ganancia típica. 20 a 40 % menos de tiempo, con calidad igual o superior. Palanca clave en las funciones comerciales y de marketing.
Condiciones. Biblioteca de ejemplos internos que alimente al asistente. Sin ejemplos, el asistente produce contenido genérico, es decir, inservible.
Frente 3 — Soporte de nivel 1: −40 a −60 %
Medido sobre qué. Peticiones recurrentes de primer nivel (estado de pedido, condiciones, FAQ).
Ganancia típica. 40 a 60 % de las peticiones tratadas sin agente humano. Ahorro directo: −1 a −2 ETC de soporte en una PyME de 50 personas con un volumen de soporte significativo.
Condiciones. Escalado humano claro para el 40 % restante. Sin él, el NPS se hunde.
Frente 4 — Tratamiento documental: −25 a −45 %
Medido sobre qué. Tiempo dedicado a extraer, clasificar y verificar documentos (facturas de proveedores, contratos, expedientes).
Ganancia típica. 25 a 45 % menos de tiempo, sobre todo en tareas de extracción estructurada (facturas, formularios).
Condiciones. Volumen mínimo (al menos 200 documentos al mes). Por debajo, el coste de implantación supera la ganancia.
Dos espejismos que conviene descartar
Espejismo 1 — “La IA va a sustituir X puestos.” No. La IA absorbe tareas, no puestos. La ganancia real se traduce en redespliegue, no en supresión. Los pocos casos en que se suprimen puestos son aquellos en los que el puesto ya estaba infrautilizado antes de la IA.
Espejismo 2 — “El retorno es inmediato.” No. Cuente con 6 a 9 meses para alcanzar la productividad nominal. Antes, la curva tiene forma de J: inversión neta los 3 primeros meses, equilibrio hacia el sexto, ganancia neta a partir del noveno. Vea Calcular y maximizar el ROI.
Para las cifras en la práctica, vea también Aumente su facturación sin contratar y la página de tarifas.
Veinte minutos para evaluar, sobre sus partidas reales de coste, la horquilla de ganancia realista, y las condiciones que hay que reunir para alcanzarla.
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