El contexto.
Seis años de archivos comerciales desordenados en un Dropbox compartido. Presupuestos, actas, briefs creativos, contratos, fichas de proveedores. Nadie encuentra nada.
"Perdíamos media jornada por semana y por persona buscando un presupuesto o reconstruyendo un expediente de cliente", relata Vincent, director. "Y cuanto más crecíamos, más violento se volvía."
El detonante.
Un concurso público perdido por no encontrar un expediente de referencia en el momento de presentar la oferta. La fundadora busca una solución sin proyecto de TI pesado: sin DSI, sin ganas de esperar seis meses, sin presupuesto para una consultora.
No queríamos un nuevo software para formarnos. Queríamos que los archivos hablaran. — Vincent R, La Coque
El desarrollo, día a día.
- Viernes · D0Demo Forgeron3 (20 min). Ingesta lanzada sobre el archivo Dropbox completo: 6 años, 14 000 ficheros, ≈ 28 GB.
- Sábado · D1Ingesta terminada durante la noche. Primer asistente configurado: Presupuestos. Vincent hace preguntas, ajusta las salvaguardas.
- Domingo · D2Cinco asistentes más configurados: Reuniones, Comunicación, Voz del cliente, Contabilidad, Dirección. Una hora por asistente de media.
- Lunes · D3Onboarding del equipo en reunión de equipo (15 min). Cada uno abre un enlace, hace una pregunta. Nadie instala nada.
- Mes +1Medición: 15 h ganadas por semana sobre el equipo, de media. Tres personas contratadas sin aumentar el back-office.
Los seis asistentes.
Presupuestos, conoce el catálogo, la grilla tarifaria, las referencias pasadas. Genera una propuesta lista para firmar. Reuniones — transcribe, resume, extrae las decisiones. Voz del cliente — lee opiniones, correos, NPS. Comunicación — adapta el tono y los visuales. Contabilidad — lee las facturas Sage, extrae impagados y márgenes. Dirección — brief de reunión estratégica en dos minutos.
El resultado, seis meses después.
El equipo utiliza los asistentes todos los días. Sin efecto "wow IA", se ha vuelto invisible. Cuando alguien tiene una pregunta sobre el histórico, lo abre, pregunta, continúa su trabajo.
Cargamos seis años de archivos un viernes. El lunes, el equipo consultaba el histórico en lenguaje natural. Nadie necesitó formación, nadie tuvo que volver a capturar nada. — Vincent R, director de La Coque
Caso cliente publicado con volúmenes verificados internamente.