La demanda
Un ayuntamiento del sureste de Francia, 35 000 habitantes, 280 empleados repartidos en siete sedes. El secretario general, en el cargo desde hace cuatro años, hereda veinte años de actas del pleno, la mitad únicamente en papel en los sótanos del ayuntamiento. La dirección jurídica pierde, de media, dos días a la semana buscando referencias en archivadores.
Ya no sabemos lo que votamos en 2009. Sabemos que es importante, porque citamos la resolución en cada pleno. Pero el texto exacto requiere dos personas durante tres horas.— Secretario general, ayuntamiento de 35 000 habitantes
La digitalización, etapa ingrata pero ineludible
Primera etapa: 3,2 metros lineales de carpetas a escanear. Un proveedor local digitalizó en alta definición (300 dpi color), con OCR fino sobre las actas anteriores a 2008 (las más degradadas). Cuatro semanas, 18 000 € sin IVA — coste cubierto por la convención BPI (banco público francés).
El resultado bruto: 47 000 páginas PDF, de las cuales 12 000 requerían un retratamiento OCR de segunda pasada (firmas, sellos, márgenes manuscritos).
La ingesta, en dos pasadas
Primera pasada: todo lo posterior a 2008, ya digital, ingestado en dos días. 22 000 documentos.
Segunda pasada: los escaneos, ingestados en cinco días con una segmentación manual por mandato (2001-2008, 2008-2014, 2014-2020). Rechazamos la ingesta en bloque — cada mandato tiene su terminología, sus cargos electos, su contexto. Mezclar perjudica la calidad.
El asunto político de las salvaguardas
Un ayuntamiento no es neutral. La dirección política cambia cada seis años. Un asistente que hablara de las decisiones del mandato anterior con sesgo positivo o negativo sería políticamente explosivo.
Se redactaron tres salvaguardas explícitas, validadas en comité técnico:
- El asistente cita siempre el acta fuente, sin comentar.
- El asistente nunca sintetiza “el espíritu” de una decisión — informa del texto votado.
- Las preguntas del tipo “¿qué hizo la antigua mayoría?” se reformulan en “¿qué resoluciones se votaron entre X e Y?”. Respuesta factual, sin interpretación.
El despliegue en intranet
Tres círculos concéntricos de acceso:
- Secretario general, jurídica, secretaría general: acceso completo, incluidas las actas a puerta cerrada.
- Direcciones operativas (urbanismo, social, viaria): acceso a las actas públicas + su perímetro funcional.
- Todos los empleados: acceso a las actas públicas únicamente.
Cada círculo tiene una interfaz que solo muestra lo que puede ver. La misma pregunta, formulada por tres empleados distintos, no devuelve lo mismo. Es una exigencia RGPD y política, no un bug.
Seis meses después
La dirección jurídica recupera 1,5 días por semana. El servicio de urbanismo prepara sus comisiones en la mitad de tiempo. Los concejales han pedido acceso — concedido sobre el perímetro público.
El secretario general, a un año de las próximas elecciones: “Sea cual sea el equipo que llegue en 2026, podrá remontar diez años atrás en cuatro segundos. Antes de nosotros, había que empezar de cero en cada mandato.”
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