El contexto inicial
Municipio de 35 000 habitantes, 410 empleados (funcionarios, contratados, eventuales), departamento de RR. HH. compuesto por seis personas. Volumetría documental típica: treinta años de notas de servicio, doscientas fichas de puesto, un convenio colectivo, un reglamento interno, centenares de circulares DGCL y DGAFP (autoridades francesas de la función pública) archivadas sin índice.
La constatación antes del despliegue: el 40 % del tiempo del equipo de RR. HH. consumido en búsquedas. Búsqueda de la última versión de un procedimiento, de un precedente tratado de la misma manera, de una circular aplicable. El resto — gestión de nóminas, contratación, formación — se hacía con urgencia.
El perímetro elegido: interno de RR. HH., no público general
Decisión clave: el primer asistente no se dirige a los empleados ni a los administrados. Se dirige únicamente al propio equipo de RR. HH. ¿Por qué?
- Más sencillo de encuadrar en RGPD (un asistente que ve datos de RR. HH. para empleados de RR. HH., sin transferencia fuera del equipo).
- Más sencillo de recepcionar (los seis usuarios anotan los errores en tiempo real).
- Más sencillo de valorizar (los beneficios son medibles sobre seis personas, no diluidos en 400).
El segundo asistente — para los empleados — se desplegará en un segundo tiempo, una vez el primero en rutina.
La ingesta documental: tres fuentes, por orden de utilidad
- El reglamento interno y sus anexos (modificaciones sucesivas a lo largo de 12 años).
- Las notas de servicio y circulares desde 2018.
- Las fichas de puesto y tablas salariales en vigor.
Volumetría total ingestada al inicio: alrededor de 2 800 documentos. Tres cuartas partes se cargaron en dos tardes. El cuarto restante — viejos escaneos, archivos Word corruptos — se trató caso por caso la semana siguiente.
Los usos cotidianos, seis meses después
Tres casos de uso representan el 80 % de las preguntas formuladas al asistente:
- “¿Cuál es el procedimiento para una baja por enfermedad de larga duración de un empleado con contrato temporal de más de 3 años?"
- "¿Qué indemnización de prácticas aplicamos la última vez para un máster en RR. HH.?"
- "Tenemos que rehacer la nota sobre teletrabajo, ¿dónde está la última versión validada?”
El asistente responde en cinco a diez segundos, con cita exacta del documento fuente. Cuando no encuentra, lo dice.
Las cifras tras seis meses
Las horas recuperadas se reinvierten en gran parte en la contratación — que iba estructuralmente retrasada.
Tres lecciones a recordar
Empezar pequeño, terminar grande. El equipo de RR. HH. se negó explícitamente a abrir el asistente a los empleados antes de seis meses. Eso es lo que ha permitido que el piloto tenga éxito.
El perímetro estanco no es opcional. Ningún documento sale de la base, ningún documento sirve para entrenar un modelo. Véase nuestra página seguridad & RGPD.
La adopción se juega en la ergonomía, no en la promesa. Si el asistente no es más rápido que abrir el NAS, nadie lo usa. La regla de oro: tres clics como máximo entre la pregunta y la respuesta.
Paso a paso en Guía práctica: desplegar la IA en su administración local. Véase también nuestra página sector público.
Veinte minutos sobre una muestra de su documentación de RR. HH. Examinamos la calidad real, identificamos el perímetro piloto, encuadramos el cumplimiento.
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