Preparar su empresa para desplegar un asistente de IA

1. Hacer el inventario de su patrimonio documental

Antes de elegir proveedor, liste sus fuentes de información: gestor documental, NAS, recursos compartidos en red, Google Drive, Dropbox, buzones de los directivos, archivos PST, escaneos aún en papel. Para cada una: volumetría estimada, formato dominante, periodo cubierto, propietario interno, sensibilidad.

Este inventario lleva media jornada. Le ahorrará dos meses de reajustes posteriores.

2. Elegir un caso piloto que no asuste a nadie

El piloto ideal tiene tres propiedades: es útil al equipo, no es crítico en caso de error y tiene una volumetría razonable (entre 200 y 2 000 documentos).

Tres ejemplos que suelen funcionar:

• Asistente de onboarding: alimenta a los recién llegados con procedimientos, manual de acogida, FAQ de RR. HH.
• Asistente de doctrina (despachos contables, jurídicos): alimentado con la base documental técnica, para las preguntas internas.
• Asistente de catálogo: productos, fichas técnicas, condiciones generales — útil al comercial y al soporte.

A evitar como piloto: todo lo que afecte directamente a clientes o finanzas. Esos asistentes se harán en una segunda oleada, cuando el equipo tenga confianza en la herramienta.

3. Encuadrar el cumplimiento antes que la técnica

Cinco preguntas a plantearse antes de la ingesta:

1. ¿Hay datos personales en los documentos previstos?
2. ¿Hay datos sensibles (salud, menores, judicial)?
3. ¿El alojamiento del proveedor está en Francia, bajo jurisdicción francesa?
4. ¿El proveedor se compromete por escrito a no entrenar sus modelos con sus datos?
5. ¿El DPA (artículo 28 RGPD) está firmado antes de la ingesta?

Si una respuesta es “no lo sé”, pare todo y aclárelo. Más detalles en nuestra página seguridad y RGPD.

4. Movilizar a tres personas, no a diez

Un proyecto de asistente de IA tiene éxito con tres roles, no con un comité de quince:

• Un sponsor (directivo o responsable operativo) que decide los arbitrajes y desbloquea las fuentes documentales.
• Un referente de negocio que conoce el contenido y validará las respuestas en la fase de aceptación.
• Un referente técnico (responsable IT o proveedor) que gestiona los accesos, la autenticación SSO, las ACL.

No hace falta más para el piloto. Añada al resto de actores en la fase de generalización.

5. Criterios go / no-go para escalar

Al cabo de tres a seis semanas de piloto, debe poder responder sí a estas cinco preguntas antes de generalizar:

1. ¿El asistente da respuestas correctas en más del 85 % de los casos probados?
2. ¿Cita sistemáticamente la fuente utilizada?
3. ¿Rechaza educadamente cuando la información no está en su base?
4. ¿El equipo piloto lo usa de forma espontánea (al menos 5 sesiones por usuario y semana)?
5. ¿Ha medido una ganancia de tiempo medible en el caso piloto?

Si una sola respuesta es “no”, vuelva a la fase piloto. No generalice. Detalles en Lograr el despliegue de un asistente de IA.

Calendario tipo de un despliegue bien preparado

Tres meses entre la decisión y un despliegue estable, con resultados medidos en cada etapa. Más rápido se castiga la calidad; más lento, probablemente se haya saltado la preparación.