Una buena documentación hace un buen asistente IA

La regla del 80 %

El error clásico antes de un despliegue de IA es creer que la calidad de las respuestas depende del modelo utilizado. En realidad depende, y con mucha diferencia, de la calidad de la documentación que ha recibido el asistente.

En un asistente correctamente configurado, una documentación limpia produce entre un 85 y un 95 % de respuestas correctas. Una documentación mediocre se queda en el 60 %. Una documentación caótica se queda en el 30 %. El modelo es el mismo.

Un buen asistente no es un cerebro que sabe. Es una memoria que recupera. Si la memoria está desordenada, la recuperación también lo está.

Auditar lo que tiene (antes de tocar nada)

Media jornada con dos o tres personas que conozcan realmente sus fuentes. Se hace una lista, sin descartar nada por ahora:

• Fuentes vivas (documentos actualizados en los últimos 12 meses).
• Fuentes de referencia (procedimientos estables, contratos tipo, doctrina).
• Fuentes archivadas (expedientes antiguos, actas, correos).
• Fuentes obsoletas (versiones sustituidas, decisiones abandonadas).

La trampa: cargar todo de una vez. Las fuentes obsoletas pudren las respuestas; el asistente no sabe que están caducadas. A ingestar con prioridad: vivas + referencia. El resto, más adelante.

Limpiar sin reescribir

Tres pasadas mecánicas antes de la ingesta:

1. Desduplicación por hash del contenido. En un NAS de diez años, cuente con un 30 a 40 % de duplicados inútiles.
2. Clasificación por fecha de última modificación. Todo lo que tenga más de 5 años y no esté marcado como “doctrina” pasa a archivo secundario.
3. Conversión de los ilegibles. Escaneados borrosos, .docx corruptos, archivos protegidos sin contraseña: aparte, para tratarlos caso por caso.

Lo que no hay que hacer: reescribir los documentos. Es la promesa de un proyecto a dos años. Un asistente IA ingesta lo que usted tiene, no lo que le gustaría tener.

Estructurar lo mínimo imprescindible

Tres elementos que hay que añadir a cada documento antes de la ingesta:

• Una fecha en el nombre del archivo o en el encabezado (AAAA-MM-DD).
• Un estado: activo, archivo, borrador, caducado.
• Un propietario de negocio (quien puede responder si el asistente tiene dudas).

Si su documentación ya cuenta con estos tres metadatos, está listo. Si no los tiene, añádalos primero a los 200 documentos más consultados, no a los 5.000.

Mantener sin sobreinvertir

Una vez el asistente en producción, la documentación debe seguir viva, sin convertirse en una carga. Tres rutinas sencillas:

1. Revisión trimestral: un referente de negocio valida o archiva los documentos marcados como “pendiente de decisión”.
2. Sincronización automática: conecte la GDE al asistente para que detecte los nuevos documentos sin intervención.
3. Bucle de retorno: los usuarios reportan las respuestas erróneas, usted vuelve a la fuente para corregirla o archivarla.

Caso particular de las asesorías contables

Para una asesoría contable, tres familias documentales pesan más que las demás:

• La doctrina (respuestas técnicas, memos, jurisprudencia): debe limpiarse en primer lugar, es el núcleo del valor.
• Los expedientes de clientes: sensibles, hay que estanqueizarlos por cliente si el asistente se comparte entre colaboradores.
• Los procedimientos internos (encuadre de misión, metodologías): útiles sobre todo para las nuevas incorporaciones.

Paso a paso en Asesorías contables: tres asistentes que poner en marcha antes del verano. Vea también nuestra página asesorías contables.