El caso típico de encargo
Un encargo de revisión, de auditoría o de peritaje judicial empieza casi siempre igual: el cliente entrega de dos a seis gigabytes de documentos, en forma de PDF, escaneos, exportes contables. El colaborador a cargo pasa los tres primeros días intentando entender dónde están las cosas.
Esos tres días puede ahorrárselos. Y dejar de facturarlos al nivel más bajo.
Etapa 1 — Clasificar los PDF (sábado por la mañana, 2 horas)
No es una clasificación perfecta. Una clasificación rápida, en cuatro carpetas:
- Contable (FEC, balances, libro mayor, cuentas anuales)
- Contractual (estatutos, convenios, contratos de arrendamiento, K-bis)
- Operativo (facturas, presupuestos, informes)
- Comunicación (correos a clientes, cartas, notas internas)
El asistente funcionará mejor si cada carpeta tiene un nombre claro. No funcionará mejor si renombra cada archivo individualmente — no le dedique el fin de semana.
Etapa 2 — Verificar el OCR (sábado por la tarde, 1 hora)
En los escaneos, el OCR por defecto falla entre el 5 y el 15 % de los caracteres. En los escaneos en blanco y negro de antes de 2015, sube al 25 %. Verifique abriendo tres o cuatro PDF al azar y seleccionando texto: si obtiene garabatos, active el modo “OCR fino” sobre el lote en cuestión.
Es diez veces más largo. Es diez veces más exacto. Indispensable en los documentos sensibles (contratos, sentencias, arrendamientos).
Etapa 3 — Ingestar por lotes (sábado por la noche)
En la plataforma, cree un asistente llamado Encargo [Cliente] — [Período]. Configúrelo en perímetro estanco (nunca compartido con otros expedientes).
Suba en lotes de 1 a 2 GB. La indexación corre en paralelo; calcule de 10 a 15 minutos para 1 000 documentos estándar. Lance el domingo por la mañana, váyase a desayunar, regrese.
Etapa 4 — Recepcionar con diez preguntas (domingo por la mañana, 1 hora)
Diez preguntas, escritas antes de la carga. Es la regla de oro — si no, adapta sus preguntas a lo que obtiene y la evaluación no tiene ningún valor.
Tres preguntas fáciles (una fecha, un importe, un nombre), cinco preguntas realistas (síntesis, comparación, búsqueda transversal), dos preguntas difíciles (referencia cruzada, excepción, ambigüedad).
Para cada pregunta, anota: respuesta correcta (sí/no), cita de la fuente (sí/no), alucinación (sí/no).
Las tres salvaguardas indispensables
- Estanqueidad por encargo. Ningún asistente cliente debe tener acceso a la base de otro cliente. Es innegociable, es la condición para superar el listón RGPD.
- Cita sistemática. Toda respuesta debe ir acompañada del documento fuente. Si el asistente responde sin citar, tiene un problema de configuración — corríjalo antes de continuar.
- Rechazo cortés. Si la información no está en la base, el asistente debe decirlo (“no encuentro esta información en el expediente”). No inventar, no extrapolar.
Balance: un fin de semana entre la pila de PDF y un asistente que responde. Tres días de encargo ahorrados, transformables en horas de asesoramiento. Véase también Una buena documentación hace un buen asistente para la fase de auditoría aguas arriba.
Veinte minutos con una muestra de documentos de uno de sus expedientes. Cargamos, planteamos diez preguntas, evaluamos juntos la exactitud.
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