1. Elegir el piloto (semana 1)
El piloto ideal: un caso con valor claro, alcance limitado y usuarios identificados. Tres criterios:
- Un servicio con documentación abundante (RR. HH., calidad, jurídico, soporte).
- Un volumen documental entre 500 y 5.000 archivos.
- De cinco a veinte usuarios piloto; ni más ni menos.
El error clásico: arrancar con el caso más visible (relación con cliente, marketing) porque resulta atractivo. La visibilidad aumenta el riesgo, y el riesgo mata los pilotos.
2. Encuadrar el cumplimiento (semana 2)
Antes de la primera ingesta, valide con su DPO:
- El DPA aportado por el proveedor (artículo 28 del RGPD).
- La AIPD si procede (vea RGPD y asistentes IA).
- La inscripción en el registro de actividades de tratamiento.
Dos semanas, no tres meses. Si su ciclo jurídico es más largo, tiene un problema de gobernanza, no un problema de IA.
3. Preparar la documentación (semanas 3-4)
Tres pasadas mecánicas:
- Triaje activo/archivo/obsoleto.
- Desduplicación por hash.
- Limpieza de OCR sobre los escaneados.
Detalles en Una buena documentación hace un buen asistente. No reescriba la documentación: es una trampa que convierte un proyecto de tres meses en uno de dos años.
4. Ingestar y validar (semana 5)
Antes de la ingesta, redacte de 20 a 30 preguntas de prueba. Fáciles, realistas y difíciles. Verifique tras la ingesta: 85 % de respuestas correctas como mínimo, 100 % con cita de fuente.
Por debajo del 85 %, el problema está en la documentación, no en la IA. Vuelva a la etapa 3.
5. Hacer el onboarding (semana 6)
Dos sesiones de 1 h por usuario, con un referente de negocio (no el jefe de proyecto de TI). Tres temas:
- Cómo formular una buena pregunta (vea Hacer prompts como un profesional).
- Cómo leer una respuesta con cita.
- Cómo reportar una respuesta errónea.
6. Medir en régimen normal (meses 2-3)
Seis KPI que conviene seguir desde la puesta en producción:
Detalles en Medir la eficacia de un asistente IA.
7. Ampliar, o no (meses 4-6)
Al cierre del piloto, dos preguntas honestas:
- ¿Está el ROI? Si no, ajuste el alcance, no relance un nuevo piloto.
- ¿Vuelven los usuarios de forma espontánea? Si no, es un problema de uso, no de tecnología.
Si la respuesta es sí en ambos casos, amplíe a un segundo caso de uso. No tres en paralelo. Uno, que funcione, que cree precedente.
Para profundizar, vea Calcular y maximizar el ROI e Integrar un asistente IA en su infraestructura TI.
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